Algemenevoorwaarden.

Definities

• Innerwork Systems: handelsnaam en rechtsvorm, gevestigd in plaats, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 00000000.
• Opdrachtgever: het bedrijf of de organisatie die Innerwork Systems een opdracht geeft.
• Voorstel: de offerte met een vaste prijs die Innerwork Systems na het prijsgesprek stuurt.
• Opdracht: de overeenkomst tussen partijen over het werk uit het voorstel.
• Systeem: alles wat Innerwork Systems voor opdrachtgever bouwt of inricht, zoals koppelingen, workflows, prompts, agents, scripts, dashboards en documentatie.
• Diensten van derden: software en diensten van andere partijen waarop het systeem draait of die het gebruikt, zoals e-mail, CRM, automatiseringsplatforms, hosting en AI-modellen.
• Doorlopende diensten: werk tegen een vaste periodieke vergoeding, zoals beheer, onderhoud en doorontwikkeling.
• Schriftelijk: per brief of per e-mail.

Toepasselijkheid

1. Deze voorwaarden gelden voor alle voorstellen, opdrachten en doorlopende diensten van Innerwork Systems.
2. Innerwork Systems werkt voor bedrijven en organisaties. Is opdrachtgever toch een consument, dan gaan de dwingende regels van het consumentenrecht voor waar deze voorwaarden daarvan afwijken.
3. Afwijkingen gelden alleen als ze schriftelijk zijn afgesproken. Inkoop- of andere voorwaarden van opdrachtgever zijn niet van toepassing.
4. Bij tegenstrijdigheid tussen het voorstel en deze voorwaarden gaat het voorstel voor.
5. Is een bepaling nietig of wordt die vernietigd, dan blijven de andere bepalingen gelden. Partijen vervangen die bepaling dan door een geldige bepaling die zo dicht mogelijk bij de bedoeling ligt.

Voorstel en opdracht

1. Na het prijsgesprek stuurt Innerwork Systems een voorstel met een omschrijving van het werk, de vaste prijs, de planning en het betaalschema.
2. Een voorstel is 30 dagen geldig, tenzij er een andere termijn in staat. Prijzen zijn in euro's en exclusief btw.
3. De opdracht komt tot stand zodra opdrachtgever het voorstel schriftelijk accepteert, of zodra Innerwork Systems met instemming van opdrachtgever met het werk begint.
4. Een voorstel kan uit losse lagen bestaan, elk met een eigen vaste prijs. Opdrachtgever beslist per laag of die wordt uitgevoerd.

Uitvoering

1. Innerwork Systems voert de opdracht zorgvuldig en naar beste kunnen uit. Het gaat om een inspanningsverplichting, tenzij in het voorstel uitdrukkelijk een resultaat is toegezegd.
2. Innerwork Systems mag voor de uitvoering anderen inschakelen en blijft verantwoordelijk voor hun werk.
3. Termijnen en planningen zijn een zorgvuldige inschatting en geen fatale termijnen. Dreigt een termijn te worden overschreden, dan meldt Innerwork Systems dat zo snel mogelijk en spreken partijen samen een nieuwe planning af.

Medewerking van opdrachtgever

1. Opdrachtgever zorgt op tijd voor alles wat nodig is: juiste en volledige informatie, toegang tot systemen en accounts, en een vaste contactpersoon die beslissingen kan nemen.
2. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de juistheid van de aangeleverde informatie en gegevens, en zorgt dat die gegevens gebruikt en verwerkt mogen worden.
3. Ontstaat vertraging of extra werk doordat opdrachtgever niet, niet op tijd of niet goed meewerkt, dan mag Innerwork Systems de planning aanpassen en de extra uren in rekening brengen tegen het uurtarief uit het voorstel.

Wijzigingen en meerwerk

1. Wil opdrachtgever iets anders of meer dan in het voorstel staat, dan is dat meerwerk.
2. Innerwork Systems begint pas aan meerwerk nadat opdrachtgever schriftelijk akkoord heeft gegeven op de prijs daarvan. Zonder akkoord geen meerwerk en geen extra kosten.
3. Ook veranderingen bij diensten van derden kunnen meerwerk nodig maken, zie artikel 10.

Oplevering en acceptatie

1. Innerwork Systems levert het systeem, of een laag ervan, op en laat zien hoe het werkt.
2. Opdrachtgever test het opgeleverde binnen 10 werkdagen en meldt gebreken schriftelijk en zo concreet mogelijk. Innerwork Systems herstelt gebreken die afwijken van de afspraken zonder extra kosten.
3. Het opgeleverde geldt als geaccepteerd als opdrachtgever binnen die termijn geen gebreken meldt, of als opdrachtgever het systeem in het gewone werk gaat gebruiken.
4. Kleine gebreken die het gebruik niet in de weg staan, zijn geen reden om acceptatie te weigeren. Innerwork Systems herstelt ze zo snel mogelijk.

Prijzen en betaling

1. De prijs in het voorstel staat vast. Opdrachtgever betaalt alleen meer voor meerwerk waarmee schriftelijk is ingestemd.
2. Innerwork Systems factureert volgens het betaalschema in het voorstel. Staat daar niets over, dan factureert Innerwork Systems 50% bij de start en 50% bij oplevering. Doorlopende diensten worden per maand vooraf gefactureerd.
3. Opdrachtgever betaalt binnen 14 dagen na de factuurdatum.
4. Betaalt opdrachtgever niet op tijd, dan is zonder ingebrekestelling de wettelijke handelsrente verschuldigd. Blijft betaling na een herinnering uit, dan mag Innerwork Systems ook de buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengen volgens het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten.
5. Innerwork Systems mag de prijzen van doorlopende diensten eens per jaar aanpassen en meldt dat minstens twee maanden vooraf. Stijgt de prijs meer dan de consumentenprijsindex van het CBS, dan mag opdrachtgever de doorlopende dienst opzeggen per de datum waarop de nieuwe prijs ingaat.
6. Kosten van diensten van derden, zoals abonnementen en het verbruik van AI-modellen, zitten niet in de prijs, tenzij het voorstel anders zegt. Opdrachtgever betaalt ze rechtstreeks aan die derden.

Doorlopende diensten

1. Doorlopende diensten lopen voor de periode in het voorstel. Staat daar niets over, dan lopen ze per maand en zijn ze maandelijks schriftelijk op te zeggen, met een opzegtermijn van één maand.
2. Na het einde van een doorlopende dienst blijft het systeem van opdrachtgever en blijft het werken.
3. Wil opdrachtgever het beheer zelf doen of aan een ander overdragen, dan draagt Innerwork Systems alle kennis en toegang netjes over. De tijd daarvoor wordt gefactureerd tegen het uurtarief, tenzij anders afgesproken.

Accounts en diensten van derden

1. Innerwork Systems richt het systeem zo veel mogelijk in op accounts op naam van opdrachtgever. Opdrachtgever sluit daarvoor zelf de overeenkomsten met die derden en houdt zelf de toegang.
2. Op diensten van derden zijn de voorwaarden van die derden van toepassing. Innerwork Systems heeft geen invloed op hun beschikbaarheid, prijzen, functies of beleid en is daarvoor niet verantwoordelijk.
3. Veranderen diensten van derden zodanig dat het systeem moet worden aangepast, dan helpt Innerwork Systems daarbij. Valt dat niet onder een doorlopende dienst, dan is het meerwerk.
4. Opdrachtgever geeft Innerwork Systems alleen de toegang die nodig is en kan die op elk moment intrekken. Innerwork Systems bewaart inloggegevens veilig en gebruikt ze alleen voor de opdracht.

AI en de uitkomsten ervan

1. Systemen met AI werken met modellen die tekst en keuzes voorspellen. Die kunnen fouten maken, ook als alles goed is ingericht. Innerwork Systems kan niet garanderen dat uitkomsten altijd juist, volledig of passend zijn.
2. Innerwork Systems bouwt waar dat redelijk is controles in, zoals goedkeuring door een mens voordat iets belangrijks de deur uitgaat. Partijen leggen in het voorstel vast waar die controles zitten.
3. Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor wat het systeem namens opdrachtgever doet, verstuurt of beslist, en voor gebruik ervan binnen de wet.
4. Praten mensen rechtstreeks met AI, of maakt het systeem teksten of beelden die echt kunnen lijken, dan zorgt opdrachtgever dat die mensen daarover worden geïnformeerd, zoals de Europese AI-verordening voorschrijft. Innerwork Systems helpt dat in te richten.

Intellectueel eigendom

1. Na volledige betaling draagt Innerwork Systems de rechten over op het maatwerk dat speciaal voor opdrachtgever is gemaakt, zoals workflows, prompts, configuraties en documentatie. Innerwork Systems werkt mee aan alles wat nodig is om die overdracht vast te leggen, zoals het tekenen van een akte.
2. Innerwork Systems houdt de rechten op algemene kennis, werkwijzen en herbruikbare bouwstenen die niet speciaal voor opdrachtgever zijn gemaakt. Zitten die in het systeem, dan krijgt opdrachtgever een eeuwigdurend, niet-exclusief recht om ze binnen het eigen bedrijf te gebruiken en aan te passen.
3. Software en diensten van derden blijven van die derden.
4. Innerwork Systems mag de opdracht in algemene termen als referentie noemen, zonder vertrouwelijke informatie, tenzij opdrachtgever daartegen bezwaar maakt.

Geheimhouding

1. Partijen houden elkaars vertrouwelijke informatie geheim, ook na het einde van de opdracht. Informatie is vertrouwelijk als dat is gezegd of als dat uit de aard van de informatie volgt.
2. Dit geldt niet voor informatie die al openbaar is, of die een partij volgens de wet of een rechterlijke uitspraak moet verstrekken.

Persoonsgegevens

1. Verwerkt Innerwork Systems voor de opdracht persoonsgegevens namens opdrachtgever, dan sluiten partijen een verwerkersovereenkomst. Daarin staat hoe Innerwork Systems met die gegevens omgaat.
2. Hoe Innerwork Systems zelf met persoonsgegevens omgaat, staat in de privacyverklaring.

Aansprakelijkheid

1. Innerwork Systems is alleen aansprakelijk voor directe schade die het gevolg is van een tekortkoming die Innerwork Systems kan worden toegerekend.
2. Innerwork Systems is niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verlies van gegevens en schade door bedrijfsstilstand. Ook niet voor schade door storingen of fouten bij diensten van derden, of door uitkomsten van AI die opdrachtgever niet heeft gecontroleerd waar dat was afgesproken.
3. De aansprakelijkheid is per opdracht beperkt tot het bedrag dat opdrachtgever voor die opdracht heeft betaald. Bij doorlopende diensten is die beperkt tot de vergoeding over de zes maanden vóór het ontstaan van de schade.
4. Schade moet binnen 30 dagen na ontdekking schriftelijk worden gemeld. Een vordering vervalt één jaar nadat opdrachtgever de schade kende of had kunnen kennen.
5. Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Innerwork Systems of de leiding ervan.

Overmacht

1. Bij overmacht hoeft Innerwork Systems de verplichtingen niet na te komen zolang de overmacht duurt. Onder overmacht vallen onder meer storingen of uitval bij diensten van derden, waaronder aanbieders van AI-modellen, storingen in internet of elektriciteit, ziekte en maatregelen van de overheid.
2. Duurt de overmacht langer dan 60 dagen, dan mogen beide partijen de opdracht schriftelijk ontbinden. Wat al is gedaan, wordt naar verhouding betaald.

Opschorting en beëindiging

1. Betaalt opdrachtgever ook na een herinnering niet, dan mag Innerwork Systems het werk opschorten tot er betaald is.
2. Elke partij mag de opdracht met directe ingang schriftelijk beëindigen als de andere partij failliet gaat, surseance van betaling aanvraagt of het bedrijf stopt.
3. Beëindigt opdrachtgever een opdracht tussentijds, dan betaalt opdrachtgever het werk dat al gedaan is en de kosten die Innerwork Systems al heeft gemaakt.
4. Na beëindiging houdt opdrachtgever toegang tot alles wat al betaald is.

Klachten

1. Klachten over het werk of een factuur meldt opdrachtgever schriftelijk en zo concreet mogelijk, binnen 14 dagen nadat de klacht is ontdekt of had kunnen worden ontdekt.
2. Een klacht schort de betaling van het niet-betwiste deel van een factuur niet op.

Toepasselijk recht en geschillen

1. Op alle opdrachten is Nederlands recht van toepassing.
2. Partijen proberen een geschil eerst samen op te lossen. Lukt dat niet, dan is de rechter in het arrondissement waar Innerwork Systems is gevestigd (arrondissement) bevoegd, tenzij de wet anders voorschrijft.

Wijziging van deze voorwaarden

1. Innerwork Systems mag deze voorwaarden aanpassen. Voor lopende opdrachten gelden nieuwe voorwaarden pas 30 dagen nadat ze schriftelijk zijn gemeld.
2. Gaat opdrachtgever niet akkoord met de nieuwe voorwaarden, dan kan opdrachtgever een doorlopende dienst opzeggen per de datum waarop de nieuwe voorwaarden ingaan.