- We verwerken alleen wat nodig is om contact te houden, gesprekken te plannen en ons werk te doen.
- We verkopen niets door en gebruiken geen tracking- of advertentiecookies.
- Bouwen we een systeem voor jou, dan verwerken we gegevens alleen in jouw opdracht, vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.
- Je kunt je gegevens altijd inzien, laten aanpassen of laten verwijderen.
Wie we zijn
Innerwork Systems (rechtsvorm), gevestigd aan straat en nummer, postcode en plaats en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 00000000, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring.
Vragen over privacy gaan rechtstreeks naar de oprichters, via hallo@innerworkssystems.nl. Een functionaris voor gegevensbescherming hebben we niet; dat is voor een bedrijf als het onze niet verplicht.
Welke gegevens we verwerken en waarom
| Wanneer | Welke gegevens | Waarvoor | Grondslag (AVG) |
|---|---|---|---|
| Je mailt of belt ons | Naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam en de inhoud van je bericht | Je vraag beantwoorden | Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1f), of voorbereiding van een overeenkomst (art. 6 lid 1b) |
| Je plant een gesprek in | Naam, e-mailadres, bedrijfsnaam, het gekozen tijdstip en je antwoorden op de vragen bij het inplannen | Het gesprek plannen en voorbereiden | Voorbereiding van een overeenkomst (art. 6 lid 1b) |
| We doen een voorstel of werken samen | Gegevens van contactpersonen, factuurgegevens, afspraken en correspondentie | Het voorstel maken, de opdracht uitvoeren en factureren | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1b) en wettelijke plicht (art. 6 lid 1c) |
| Je bezoekt deze website | IP-adres en technische browsergegevens, en serverlogboeken bij onze hostingpartij | De pagina's en lettertypen laden en de site beveiligen | Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1f) |
We vragen niet om bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid, en hebben ze ook niet nodig. Stuur ze ons dus liever niet. Onze diensten zijn bedoeld voor bedrijven en niet voor kinderen jonger dan 16 jaar.
Hoe lang we gegevens bewaren
- Contact zonder samenwerking: tot twee jaar na het laatste contact. Daarna verwijderen we het.
- Ingeplande gesprekken: tot twee jaar na het gesprek, in onze agenda en mailbox.
- Klant- en factuurgegevens: zeven jaar, omdat de fiscale bewaarplicht dat voorschrijft.
- Serverlogboeken: zo kort als onze hostingpartij hanteert, in de regel niet langer dan enkele weken.
Met wie we gegevens delen
We verkopen je gegevens nooit. We delen ze alleen met partijen die we nodig hebben om ons werk te doen. Met hen hebben we afspraken gemaakt, zodat ze je gegevens net zo zorgvuldig behandelen als wij.
- Calendly, voor het inplannen van gesprekken, alleen als je de agenda zelf laadt.
- e-mail en agenda, bijvoorbeeld Google Workspace of Microsoft 365, voor onze e-mail en agenda.
- hostingpartij, voor het hosten van deze website.
- boekhoudpakket, voor offertes, facturen en onze administratie.
- Google Fonts, voor de lettertypen van deze website. Je browser maakt daarvoor verbinding met servers van Google, waarbij je IP-adres wordt gedeeld. Google plaatst daarbij geen cookies.
Daarnaast verstrekken we gegevens als de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld aan de Belastingdienst.
Gegevens buiten de Europese Unie
Sommige van deze partijen, zoals Calendly en Google, zijn gevestigd in de Verenigde Staten. We werken alleen met partijen die zijn aangesloten bij het EU-VS Data Privacy Framework of die de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie gebruiken. Zo blijven je gegevens op Europees niveau beschermd.
Als we een systeem voor jou bouwen
Bouwen we een AI-systeem voor jouw bedrijf, dan komen we gegevens tegen van jouw klanten, medewerkers of leveranciers. Voor die gegevens ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij de verwerker. Dat betekent:
- We sluiten vóór de start een verwerkersovereenkomst met je af.
- We gebruiken die gegevens alleen voor jouw opdracht en nooit voor iets anders.
- We bouwen zo veel mogelijk in accounts op jouw naam. Diensten van derden, zoals aanbieders van AI-modellen, kiezen we samen en leggen we vast in de verwerkersovereenkomst.
- Waar de aanbieder dat mogelijk maakt, kiezen we instellingen waarbij jouw gegevens niet worden gebruikt om AI-modellen te trainen.
- Na afloop van de opdracht verwijderen we de gegevens die we nog hebben, of we geven ze aan je terug.
Geautomatiseerde besluiten
We nemen over jou geen besluiten die alleen door een computer worden genomen en die grote gevolgen voor je hebben.
Beveiliging
We beveiligen je gegevens met passende maatregelen: tweestapsverificatie op onze accounts, versleutelde verbindingen, toegang alleen voor wie het nodig heeft en zo min mogelijk kopieën. Denk je dat er iets mis is met de beveiliging? Mail ons dan meteen. Gaat er toch iets mis, dan melden we een datalek waar dat nodig is binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Jouw rechten
Je hebt het recht om:
- je gegevens in te zien;
- onjuiste gegevens te laten verbeteren;
- je gegevens te laten verwijderen;
- de verwerking te laten beperken;
- bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
- je gegevens in een gangbaar bestand te ontvangen;
- een gegeven toestemming in te trekken.
Mail je verzoek naar hallo@innerworkssystems.nl. We reageren binnen een maand. Om te voorkomen dat we gegevens aan de verkeerde persoon geven, kunnen we je vragen te laten zien dat het om jou gaat. Een kopie van je identiteitsbewijs is daarvoor bijna nooit nodig, dus stuur die niet zomaar mee.
Een klacht indienen
Kom je er met ons niet uit? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via autoriteitpersoonsgegevens.nl. We horen het wel graag eerst zelf.
Wijzigingen
We passen deze verklaring aan als onze werkwijze verandert. Bovenaan staat wanneer dat voor het laatst is gebeurd. Bij grote wijzigingen laten we het onze klanten weten.